Savjeti virtualnog asistenta: Kako pravilno napisati email?

Jedna od presudnih vještina koju bi svaki virtualni asistent, i općenito svatko tko obavlja poslove online, trebao posjedovati jest znati kako pravilno napisati email. Ako niste sasvim sigurni koje elemente treba uključiti u email i kako ih pravilno strukturirati, predstavljam vam smjernice u nastavku.

Od čega bi se trebao sastojati svaki email?

Dobro strukturiran email trebao bi uključivati sljedeće ključne stavke:

• Predmet emaila: Ovaj segment označava naziv emaila koji bi trebao biti koncizan i informativan. Cilj je omogućiti primatelju brzo razumijevanje svrhe poruke kako bi unaprijed znao o čemu se radi.
  
• Uvodni pozdrav: U ovoj fazi, započnite email ljubaznim pozdravom, pokušavajući stvoriti prijateljski i respektabilan ton. Ako poznajete ime primatelja, njegovo korištenje može dodatno personalizirati komunikaciju.
  
• Glavni sadržaj: U ovome dijelu emaila, ključno je transparentno i precizno iznijeti razlog kontakta. Navedite zašto šaljete email i koja je vaša osnovna namjera. Osvrnite se na bitne informacije koje podržavaju vašu poruku, izbjegavajući nepotrebne detalje koji bi mogli zamagliti glavnu svrhu. Kako biste olakšali čitanje, strukturirajte informacije u logički redoslijed koristeći odlomke ili bullet points.
  
• Poziv na akciju: Ova stavka jasno izražava željenu reakciju od strane primatelja. To može uključivati konkretnu radnju koju želite da poduzmu, poput odgovora na pitanje, sudjelovanja u suradnji ili izvršavanja određene kupovine.
  
• Zahvala na čitanju: Na kraju emaila potrebno je zahvaliti primatelju na posvećenom vremenu i pažnji koju su posvetili vašoj poruci. Ova gesta pridonosi stvaranju pozitivnog dojma.
  
• Potpis i kontakt informacije: Posljednja stavka uključuje potpis koji može sadržavati vaše ime, poziciju, tvrtku te ostale relevantne kontaktne informacije. Ovo pruža primatelju način da vas lako identificira i kontaktira za dodatne informacije ili pitanja.
  
• Prilozi (ako ih ima): Ako planirate poslati dokumente, slike ili druge priloge uz svoj email, svakako ih spomenite unutar teksta i navedite ih eksplicitno. Ovo će olakšati identifikaciju i pregled priloga primatelju, smanjujući mogućnost nesporazuma.

Na što još obratiti pažnju prilikom pisanja emaila?

U nastavku donosimo dodatne korisne smjernice koje mogu unaprijediti vašu vještinu pisanja emailova. Osim osnovnih savjeta, ovi dodatni prijedlozi pomažu u stvaranju učinkovitih, jasnih i profesionalnih poruka koje će olakšati komunikaciju s vašim sugovornicima.

• Kratki, pregledni paragrafi: Kada pišete email, koristite kraće paragrafe kako biste olakšali čitanje. Korištenje kraćih paragrafa smanjuje opterećenje očiju i čini informacije jasnijima.
  
• Osobni dodir: Dodavanje osobnog dodira u komunikaciju čini email manje formalnim i hladnim. Ako je primjereno, možete koristiti neformalniji ton kako biste izgradili povezanost i stvorili prijateljsku atmosferu.
  
• Detaljan pregled prije slanja: Prije nego pošaljete email, pažljivo pregledajte sadržaj. Provjerite jesu li sve bitne informacije navedene i obratite pozornost na pravopis kako biste osigurali profesionalan i točan dojam.

Moglo bi te zanimati: Kako napraviti Google anketu?

Dodatni savjeti: Upravljanje email sandučićem

Učinkovito upravljanje email sandučićem ključno je za organizaciju i olakšava svakodnevnu komunikaciju. Evo nekoliko dodatnih savjeta koji će vam pomoći poboljšati vaše iskustvo upravljanja sandučićem:

• Koristite email predloške:
  • Uštedite vrijeme i održavajte dosljednost u komunikaciji.
  • Kako: Kreirajte predloške za česte emailove koje šaljete. Prilagodite ih prema potrebi, ubrzajte proces odgovaranja i osigurajte konzistentnost u vašoj komunikaciji.
    
• Kreirajte oznake:
  • Organizirajte i označavajte poruke radi bržeg pretraživanja.
  • Kako: Dodajte oznake svojim porukama kako biste ih brže organizirali. Označite ih po kategorijama ili projektima, čineći inbox preglednijim i olakšavajući pretraživanje.
    
• Kreirajte Filtere:
  • Automatizirajte sortiranje poruka prema određenim kriterijima.
  • Kako: Postavite filtere da automatski sortiraju dolazne poruke. Filtrirajte ih po pošiljatelju, ključnim riječima ili temama kako biste smanjili potrebu za ručnim sortiranjem i brže pronašli važne poruke.

Edukacija za virtualne asistente

Sve ove i mnoge dodatne savjete možete saznati putem naše edukacije za virtualne asistente koja je trenutno na Black Friday akciji.

Ovo su neke od vještina koje ćete steći tijekom naše edukacije:

• kako pravilno napisati email
• kako kreirati Google dokumente i tablice
• kako organizirati sastanak putem Google Meeta i Zooma
• kako kreirati vizuale u Canvi
• kako napisati SEO optimiziran članak
• kako pravilno popuniti svoj CV
• kako optimizirati svoj LinkedIn profil

Više informacija o našoj edukaciji možete saznati ovdje. Prijaviti se možete putem prijavnice ili putem emaila naše edukatorice: ivana@svmedia.hr.

Pročitaj moje iskustvo: Moja priča: Kako sam postala virtualni asistent