Skip to content 
Upravljanje projektima složen je proces koji zahtijeva mnoga stručna znanja, vještine, ali i iskustvo. Ovisno o veličini i složenosti projekta potrebno je poduzimati određene korake kako bi se projekt uspješno realizirao. Posao projektnog managera sve je traženiji, edukacija na temu project managementa sve je više što dovoljno govori o važnosti ove teme u suvremenom poslovanju. Pa krenimo redom vidjeti kako upravljati projektima.
Što je to projekt?
Projekt je organizirani skup aktivnosti koji treba dovesti do željene promjene u određenom vremenskom razdoblju.
Iz ove definicije projekta vidljivo je da su bitni elementi projekta: organizacija i aktivnosti. Dobra organizacija ključ je uspješnog rada. Željena promjena odnosi se na cilj koji se želi postići u određenom vremenskom razdoblju. Mogli bismo reći da je dobra organizacija svih aktivnosti jedan od odgovora na pitanje kako upravljati projektima.
Elementi upravljanja projektima
Za uspješno vođenje projekta potrebno je:
- Postaviti ciljeve
Planiranje je polazišna točka i uključuje jasno definiranje ciljeva na godišnjem, mjesečnom, tjednom i dnevnom nivou (ovisno o trajanju projekta). Za definiranje ciljeva korisno je koristiti se SMART metodom.
Također, u okviru svakog cilja potrebno je definirati aktivnosti, output, uloge i resurse.
2. Definirati proračun projekta
Proračun projekta važan je kako bi osigurali financijska sredstva za njegovo provođenje. Potrebno je napraviti projekciju prihoda i rashoda po mjesecima kako bi se projekt mogao financijski uspješno mogao završiti.
3. Zaposliti voditelja projekta
Voditelj projekta odgovoran je za koordinaciju među svim sudionicima u projektu. Delegira zadatke i vrši kontrolu. Voditelj projekta mora imati znanja iz područja managementa, psihologije i financija.
4. Oformiti projektni tim
Ovisno o vrsti i složenosti projekta potrebno je oformiti tim ljudi kojima će se delegirati zadaci ovisno o njihovom znanju, vještinama i sposobnosti. Voditelj projekta mora znati motivirati tim, poticati komunikaciju među članovima tima odnosno stvoriti pozitivno radno okruženje. Svaki član tima mora preuzeti odgovornost za svoj rad. Svakom članu tima mora biti jasno koji su mu zadaci dodijeljeni i u kojem vremenskom roku ih treba izvršiti. Voditelj projekta kontrolira izvršenje zadataka.
Ako je potrebno za potrebe projekta važno je predvidjeti i edukaciju tima (npr. za rad u određenim alatima).
Danas se pojedine tvrtke odlučuju i za zapošljavanje vanjskih suradnika za rad na projektima. Ovdje od velike pomoći mogu biti virtualni asistenti kojima se mogu delegirati administrativni zadaci (npr. unos podataka ili kreiranje izvještaja, izrada prezentacija i sl.)
5. Napraviti analizu rizika
Analizom rizika nastojimo predvidjeti potencijalne probleme, a onda i rješenja ako se takvi problemi pojave. U slučaju problema znamo odmah kako postupati i ne gubimo vrijeme koje je značajan resurs u današnjem ubrzanom tempu života.
Upravljanje projektima u građevinarstvu
Uzmimo za primjer izgradnju stambene zgrade s pet stambenih jedinica.
Potrebno je postaviti ciljeve: koji iznos želimo zaraditi i u kojem roku. Unutar cilja se možemo orijentirati i na zadovoljstvo kupaca, kvalitetu radova odnosno stvaranje premium proizvoda.
U okviru proračuna potrebno je predvidjeti financiranje samog projekta (kredit, prodaja stanova unaprijed i sl.)
Potrebno je napraviti terminski plan izvođenja radova kako bi znali koje troškove imamo u određenom vremenskom periodu, ali i u slučaju kašnjenja radova kako bi mogli obavijestiti kupce.
Voditelj projekta mora biti u komunikaciji s cijelim projektnim timom odnosno sa sudionicima u gradnji (izvođačima, projektantima, nadzornim inženjerima), poslovnim partnerima te odjelom prodaje.
Analiza rizika bi u ovom slučaju značila da imamo spremnog izvođača B, u slučaju da izvođač A ne može završiti radove ili na koji način reagirati ako prodaja stane (da li spuštati cijene, da li mijenjati marketinšku strategiju i sl.)
Zaključak
Na primjeru projekta u građevinarstvu možemo vidjeti koliko je upravljanje projektom kompleksan posao.
Ako ne znamo u kojem smjeru idemo, nemamo osigurana financijska sredstva, voditelja projekta, tim u kojem vlada međusobno povjerenje i pozitivna energija ne možemo uspješno realizirati projekt.
Nedostatak bilo koje od prethodno navedenih stavki uzrok je brojih nesuglasica i otežavajuća okolnost u vođenju projekta.
Planiranje i organizacija svih aktivnosti omogućit će nam uživanje u procesu i uspješnom realiziranju projekta.
Piše: Sara Milošević
