admin Svjedoci smo ubrzanog napretka tehnologije i širenja njenih mogućnosti do nesagledivih granica i sve nas to pomalo plaši… Nije svejedno ni mlađima, a naročito ne nama starijima.
Rekoh „nama starijima“, jer i sama spadam u grupaciju s dobro odmaklim godinama… Tako da, na ovaj način želim ohrabriti sve ljude, kako mlađe, tako i starije, da zakorače u svijet novih tehnologija, jer nova tehnologija nije nikakav bauk i zasniva se na „starim znanjima“.
I što to zapravo znači?
To znači da sve što ste godinama učili i radili, a možda vaši nadređeni nisu zapažali, možda ni cijenili, sada može vidjeti i zapaziti više tisuća ljudi… I ne bilo kojih ljudi, no ljudi kojima trebate baš vi. Da, baš vi… Vi, sa znanjem i iskustvom koje imate.
No, što je potrebno uraditi?
Sve što je potrebno da uradite je da to svoje staro znanje upakirate uz pomoć novih alata. I znam, reći ćete: ali ja ne znam da koristim te alate… Vjerujte da znate. Bezbroj puta ste otvorili razne aplikacije na mobitelu i sa svakom od tih aplikacija ste izašli na kraj… Isto vam je i s alatima za rad. Jednostavno i s lakoćom pristupate svim alatima i s par poteza završavate sve ono što ste nekada radili ručno, i satima.
Koje alate koriste virtualni asistenti?
Započnimo naše putovanje kroz alate i saznajmo koje alate koriste virtualni asistenti.
Produktivnost i suradnja
Google Workspace
Google Workspace alati i servisi pomažu, olakšavaju i pojednostavljuju svakodnevni posao uporabom vlastite mail domene. Osigurava sigurne sastanke unutar i izvan tima. Omogućava suradnju na datotekama i IT administraciji neovisno o veličini poduzeća i zajedno pridonose većoj produktivnosti. Gmail model osigurava i jamči poslovnu sigurnost i zaštitu podataka.
Praćenje vremena
Clockify
Clockify je aplikacija za praćenje vremena. Pomaže vam da pratite vaše aktivnosti i aktivnosti svakog člana tima, i učinkovito upravljate svojim projektima. Jednostavna je za praćenje vremena i timesheet za praćenje produktivnosti, prisustva, obračuna sati i platnog spiska.
Ova aplikacija pokriva sve aspekte radnog procesa, od planiranja do završetka i fakturiranja.
Zakazivanje sastanaka
Calendly
Pozdravite se s mobitelima, e-mailom ili džepnim kalendarom! Calendly aplikaciju koristimo za jednostavno organiziranje sastanaka kako bismo uštedjeli vrijeme, kako sebi, tako i klijentima te izbjegli eventualno preklapanje sastanaka. Aplikacija omogućuje integraciju s Googleom, Outlookom i Officeom 365… Također je kompatibilna i s drugim aplikacijama vezanim za organizaciju.
S ovom aplikacijom vam se ne može dogoditi da zakažete sastanak u 3 sata ujutro, jer pokazuje tko je u kojoj vremenskoj zoni, što joj daje značajnu prednost.
Organizacija i upravljanje projektima
Trello
Trello je alat namijenjen za organizaciju i upravljanje projektima. Ovim alatom se lako može pratiti podjela zadataka, tijek napretka i rok završetka. Izgleda jednostavno, poput oglasne ploče, a sve pomoću listi i kartica koje odgovaraju određenim grupacijama ili zadacima. Mogu se dodavati članovi i pratiti izmjene u zadacima. Možemo paralelno raditi na više različitih projekata i za svaki od projekata možemo kreirati posebnu karticu, preko koje ćemo pratiti tijek projekta.
Monday
Monday je višenamjenski alat za upravljanje i čuvanje podataka, koji nam pomaže da u trenu oblikujemo svoje radne karte i projekte. Ovaj alat mogu koristiti i tvrtka i radnici bez obzira na njihovu veličinu. Daje značajnu prednost u upravljanju projektima, razvoju softvera, HR-u, marketingu, medijima i proizvodnji, informacijskoj tehnologiji, prodaji, pa čak i za daljinski rad.
Ova aplikacija ne pravi razliku između računala i telefona, tako da se lako možete prebacivati između prijenosnih računala i mobilnih telefona bez stresa.
Također podržava blokove za izgradnju kao što su nadzorne ploče, integracije, obrasci, prikaz kalendara, automatizacija, prikaz vremenske trake, obavijesti, radno opterećenje, ažuriranja, prikaz karte, dopuštenja gostiju, praćenje vremena, dijeljenje datoteka i radne prostore.
Video i audio snimke, sastanci, konferencije…
Zoom
Zoom nam pojednostavljuje komuniciranje u poslovnom okruženju. Uz pomoć Zoom alata možemo održavati video i audio sastanke, videokonferencije, webinare i slično. Aplikacija nudi i više opcija, kao što su Zoom Meetings ili Zoom Rooms, putem kojih je moguće voditi brojne događaje ili sudjelovati u njima, na sastancima, predavanjima. Putem aplikacije možemo dijeliti dokumente, dijeliti ekran, snimati i još mnogo toga.
Loom
Loom je fantastičan alat koji nam omogućava jednostavno kreiranje video poruke na ekranu uključujući našu sliku i naš glas, te možemo prezentirati i objasniti svaku točku o kojoj se raspravlja.
Svi videozapisi se čuvaju na platformi, te ih nije potrebno dijeliti putem e-pošte ili postavljati na razne platforme. Jednostavno podijelimo vezu videozapisa koji smo kreirali, tako da bilo tko može pristupiti sadržaju.
I sve to treba lijepo i dizajnirati…
Canva
Canva je brz i jednostavan web alat za grafički dizajn. Namijenjen je osobama koje nemaju skupocjene alate niti znanje kako se njima koristiti, ali bi svojim prezentacijama, posterima i infografikama željeli dati profesionalni izgled. Alat omogućava unaprijed definirane predloške (poster, čestitka, infografika, prezentacija, objava na društvenoj mreži i slično) kao i mogućnost definiranja vlastitih dimenzija. Cilj je omogućiti korisniku velik skup resursa (slike, ikone, fontovi) unutar kojih može pronaći što želi kako bi dizajnirao po svojoj zamisli.
Zaključak
I ovo bi bilo kratko upoznavanje sa alatima, naučili smo koje alate koriste virtualni asistenti… Ima još alata, no, ovo je sasvim dovoljno za posao VA. Vremenom se svi mi nadograđujemo i širimo svoje znanje, pa samim tim i alate.
I ono što je najljepše, ostavišmo za kraj… Zajedničko svim ovim alatima je da se na jednostavan način možemo registrirati putem e-mail adrese ili koristeći svoj Facebook ili Google korisnički račun. Većina ovih alata je u basic verziji besplatna ili pak ima probni period, nakon čega se možete odjaviti sa aplikacije ili pak nastaviti sa korištenjem uz određenu mjesečnu ili godišnju naknadu.
Sreća prati hrabre…
Nadam se da sam kroz predstavljanje ovih krajnje jednostavnih, a tako efikasnih alata, uspjela u vama probuditi želju i interes za posao VA i istraživanje novih alata za pojednostavljenje posla.
Vašu odluku da krenete putem VA, nesebično će podržati i pružiti vam sva potrebna znanja i informacije akademija za VA.
Sada hrabro naprijed i upamtite, svi ovi alati se koriste jednostavno, kao i vaš mobitel...
Piše: Tatjana Cakić
